Оптимизация процессов AdSkill Production
Оптимизация работы дизайн-команды AdSkill. Систематизация работы, внедрение новых инструментов, обучение.
О задаче и компании
AdSkill — международное агентство по оптимизации и запуску рекламных кампаний. На рынке более 10 лет. Среди клиентов Skyeng, Skillbox, Синергия, Inspiritum.
В последние 4 года компания начала активно масштабироваться, в связи с чем стала активно развивать свой бренд. В компании был создан Production (дизайн) отдел, который занимался всей дизайн-коммуникацией компании.
Т.к. отдел был сформирован недавно, то предстояло не только решать дизайн-задачи, но и выстроить рабочее пространство отдела и оптимизировать процессы.
В последние 4 года компания начала активно масштабироваться, в связи с чем стала активно развивать свой бренд. В компании был создан Production (дизайн) отдел, который занимался всей дизайн-коммуникацией компании.
Т.к. отдел был сформирован недавно, то предстояло не только решать дизайн-задачи, но и выстроить рабочее пространство отдела и оптимизировать процессы.
Ключевые результаты:
- Оптимизирована оргструктура: выровнена загрузка, снижены перегрузки;
- Систематизированы Figma и Google Drive: ускорен онбординг 2 в раза, улучшена навигация;
- Разработаны регламенты: выстроено взаимодействие с другими отделами;
- Внедрены трекеры и реестры: повышена прозрачность проектов и контроль сроков;
- Внедрён ИИ: сокращено время на рутину до 4 раз;
- Проведено 20+ воркшопов + сформирована база знаний.
Процессы по направлению «Веб-дизайн» я оптимизировала самостоятельно, по остальным направлениям — совместно с бренд-дизайнером.
Какие задачи стояли перед нами
- Сформировать эффективное рабочее пространство для отдела;
- Создать понятный порядок работы над проектами;
- Синхронизировать дизайн-команды между собой и интегрировать с другими отделами;
- Увеличить скорость выполнения задач, сбалансировать загрузку отдела и увеличить пропускную способность;
- Повысить навыки сотрудников и уровень дизайна.
Для решения этих задач мы поделили фронт работ на 2 модуля:
1. Систематизация материалов по текущим проектам. Привести в порядок то, что уже есть.
2. Оптимизация процессов отдела. Улучшить текущие процессы для повышения эффективности + внедрить новые инструменты, чтобы работа строилась еще эффективнее, понятнее и удобнее.
1. Систематизация материалов по текущим проектам
1.1 Систематизация материалов по сайту
Текущий сайт компании содержал большое количество страниц. При этом не было до конца ясно, какие из них актуальные, а какие-необходимо перенести в архив.
Также не было прозрачной системы для удобной SEO-оптимизации страниц: не было возможности совместно с маркетингом оперативно анализировать, например, мета-теги и ключевые слова, выявлять, какие страницы предназначены для платного трафика, а какие для поискового.
Текущий сайт компании содержал большое количество страниц. При этом не было до конца ясно, какие из них актуальные, а какие-необходимо перенести в архив.
Также не было прозрачной системы для удобной SEO-оптимизации страниц: не было возможности совместно с маркетингом оперативно анализировать, например, мета-теги и ключевые слова, выявлять, какие страницы предназначены для платного трафика, а какие для поискового.
- Я провела ревизию всех страниц и сайтов компании. Все актуальные страницы разделила на тематические разделы для удобной навигации, неактуальные перенесла в архив.
- Далее создала «Реестр сайтов» с перечнем всех актуальных страниц. В реестре по каждой странице прописывалась информация о ее назначении и разделе, типу трафика, seo-атрибутах и пр.
Сейчас реестр является основным инструментом навигации по сайтам компании. Регулярно пополняется и актуализируется. Данным справочником пользуется не только дизайн-отдел, но и отделы продаж и маркетинга.
1.2 Создание проектных трекеров
По всем крупным проектам по направлению «Веб-дизайн» создала проектные трекеры в Google Sheets для того, чтобы вся информация по конкретному проекту имела по максимуму единую точку входа и хранилась централизовано в одном месте. Это позволило всем участникам проектов оперативно ориентироваться в материалах и этапах.
Особенности трекера (на примере проекта «Редизайн сайта») Читать
По всем крупным проектам по направлению «Веб-дизайн» создала проектные трекеры в Google Sheets для того, чтобы вся информация по конкретному проекту имела по максимуму единую точку входа и хранилась централизовано в одном месте. Это позволило всем участникам проектов оперативно ориентироваться в материалах и этапах.
Особенности трекера (на примере проекта «Редизайн сайта») Читать
Также вместе с бренд-дизайнером упорядочили хранение материалов по всем проектам отдела, отработали с коллегами процесс постановки задач через таск-трекер.
1.3 Создание единого рабочего пространства в Figma
На старте формирования дизайн-команды отдел включал в себя одну небольшую проектную команду, и все figma-файлы по проектам хранились отдельно на личных аккаунтах у каждого дизайнера.
Чтобы систематизировать файлы в 1 месте (т.к. штат дизайнеров, проектных команд и объем задач увеличились) мы с бренд-дизайнером собрали все файлы в единую корпоративную фигму и ситематизировали все файлы по видам и типам проектов.
На старте формирования дизайн-команды отдел включал в себя одну небольшую проектную команду, и все figma-файлы по проектам хранились отдельно на личных аккаунтах у каждого дизайнера.
Чтобы систематизировать файлы в 1 месте (т.к. штат дизайнеров, проектных команд и объем задач увеличились) мы с бренд-дизайнером собрали все файлы в единую корпоративную фигму и ситематизировали все файлы по видам и типам проектов.
1.4 Культура диджитал-гигиены, создание справочников-навигаторов
- Для того, чтобы новые, текущие и привлеченные сотрудники не терялись в многообразии дизайн-файлов мы с бренд-дизайнером разработали для Figma специальный справочник-навигатор, который содержал ссылки на все проекты, на все файлы проекта и страницы. Каждая единица содержала ссылку и краткое описание. Аналогичную работу проделали в и Google Drive.
Такие навигаторы позволили нам быстро онбордить новых сотрудников и самим быстро ориентироваться в проектах друг-друга если нужна какая-то информация или совместная работа.
- Далее мы закрепили в таск-трекере ежемесячную задачу по актуализации справочников и диджитал-гигиене файлов по направлениям. И ежеквартально внедрили общую встречу, на которой обсуждали возникшие нестыковки в файлах и предложения по оптимизации, после чего в таск-трекере прописывали план мероприятий, ответственных и сроки.
Данные мероприятия по систематизации файлов позволили нам ускорить онбординг сотрудников в 2 раза, сократить время выполнения задач до 40%, упростить навигацию и коммуникацию, предотвратить возможность утери важной информации.
2. Оптимизация процессов
Улучшали то, что есть и внедряли новые инструменты, чтобы работать стало еще понятнее и удобнее. Этот модуль делали полностью совместно с бренд-дизайнером.
2.1 Оптимизация внутри дизайн-отдела: оргструктура, стратегия развития и распределение нагрузки
2.1 Оптимизация внутри дизайн-отдела: оргструктура, стратегия развития и распределение нагрузки
- Отрисовали блок-схемы с оргструктурой и декомпозировали задачи всех сотрудников отдела по направлениям – для того, чтобы равномерно распределить загрузку между сотрудниками и понять потребность в новых кадрах;
- Разработали план развития отдела на год и представили направления для развития дизайн-стратегии бренда на ежегодном митапе компании.
- Занимались расширением команды дизайнеров: привлекали дизайнеров на проектную работу, занимались отбором сотрудников в команду, готовили планы по онбордингу и обучению новых сотрудников.
2.2 Обучение отдела
- Внедрили воркшопы. Для того, чтобы систематизировать знания команды с внешних обучений и конференций и не допустить утери мы проводили раз в 2 недели креативные воркшопы. Выступления на 30−60 минут, где каждый желающий мог выступить любой темой, которая была бы полезна коллегам, например, воркшопы-туториалы по использованию ИИ / выступление на тему трендов или тенденций в искусстве — для расширения кругозора.
- Создали базу знаний. Для хранения результатов воркшопов организовали пространства в Figma и Google Drive.
- Оптимизировали скорость работы отдела с помощью ИИ. Активно старались выделять время на изучение ИИ, чтобы автоматизировать рутину и освободить дизайнерам больше времени для творческой и проектной работы. Например, у графического дизайнера время разработки корпоративного юзерпика сократилась с 1ч до 15 мин.
3. Формирование прозрачной коммуникации с другими отделами
Для сохранения единства визуального стиля мы наладили взаимодействие между командами: проводили онбординг по фирменному стилю, совместные синки и ревью ключевых экранов платформы на соответствие стилистике.
- Синхронизировались с другой дизайн-командой. Помимо основной дизайн-команды в компании была отдельная проектная команда по разработке веб-платформы.
Для сохранения единства визуального стиля мы наладили взаимодействие между командами: проводили онбординг по фирменному стилю, совместные синки и ревью ключевых экранов платформы на соответствие стилистике.
- Синхронизировались с командой маркетинга. Дизайн-отдел регулярно работает с отделами маркетинга и SMM. Поэтому совместно мы организовали общие синки: в начале месяца — для согласования целей и задач, в конце — для обсуждения итогов, достижений и трудностей. Продумали формы отчетности. Такой формат помогал удерживать общий фокус и быстрее решать кросс-функциональные задачи.
- Разработали регламенты. Для регулирования порядка работы внутри команды, а также взаимодействие с другими отделами, мы совместно с бренд дизайнером и командой маркетинга разработали ряд регламентов.
Регламенты, в разработке которых я участвовала / создавала самостоятельно:
- Регламент постановки задач в Production-отдел;
- Регламент взаимодействия внутри дизайн-отдела;
- Регламент работы над сайтами;
- Порядок разработки Key Visual;
- Порядок разработки креативов для маркетинга;
- Регламент управления доступами к веб-ресурсам.
Результаты работы
Сформирована стратегия развития отела, дизайн-стратегия бренда, декомпозированы оргструктура и задачи команды.
Результат: загрузка отдела стала более сбалансированной, перегрузки сотрудников снижены.
Систематизирована корпоративная Figma и Google Drive, внедрены справочники-навигаторы.
Результат: онбординг новых сотрудников ускорен на ~40−50%; создано единое цифровое рабочее пространство, в котором легко ориентироваться всем участникам проектов.
Разработаны регламенты отдела.
Результат: работа с другими командами стала более предсказуемой и структурированной, снизилось число сложностей в распределении ролей и ответственности.
Созданы трекеры проектов и реестр сайтов.
Результат: навигация по проектам стала более централизованной, повысилась прозрачность задач и контроль сроков для всей команды и смежных отделов.
Внедрены ИИ-инструменты в повседневную работу.
Результат: сокращение времени на рутинные задачи — в отдельных кейсах до 4 раз.
Проведено 20+ воркшопов и создана база знаний.
Результат: дизайнеры получили возможность обмениваться знаниями и повышать свои навыки, накопленные знания не утрачиваются и хранятся в базе знаний.
Результат: загрузка отдела стала более сбалансированной, перегрузки сотрудников снижены.
Систематизирована корпоративная Figma и Google Drive, внедрены справочники-навигаторы.
Результат: онбординг новых сотрудников ускорен на ~40−50%; создано единое цифровое рабочее пространство, в котором легко ориентироваться всем участникам проектов.
Разработаны регламенты отдела.
Результат: работа с другими командами стала более предсказуемой и структурированной, снизилось число сложностей в распределении ролей и ответственности.
Созданы трекеры проектов и реестр сайтов.
Результат: навигация по проектам стала более централизованной, повысилась прозрачность задач и контроль сроков для всей команды и смежных отделов.
Внедрены ИИ-инструменты в повседневную работу.
Результат: сокращение времени на рутинные задачи — в отдельных кейсах до 4 раз.
Проведено 20+ воркшопов и создана база знаний.
Результат: дизайнеры получили возможность обмениваться знаниями и повышать свои навыки, накопленные знания не утрачиваются и хранятся в базе знаний.
Полученный опыт дал мне сильную базу в построении дизайн-процессов с нуля. Реализация этого проекта стала устойчивой основой для работы дизайн-отдела. Команда продолжает улучшать процессы, развивать навыки и внедрять новые инструменты в свою работу.
